To so ugotovitve izredne notranje revizije za javni zavod Vrtec Lendava

Za Javni zavod Vrtec Lendava je bil opravljen izredni notranjerevizijski pregled. Poročilo, je bilo predstavljeno na 7. seji občinskega sveta Občine Lendava, predstavila pa ga je Edita Horvat, direktorica Inštituta za plače in delovna razmerja. Poročilo je sicer vsebinsko razdeljeno na pet delov, in sicer na: izoblikovano mnenje v prvem delu; drugi del s povzetkom priporočil; tretji del, ki vključuje podatke glede notranjerevizijskega pregleda; četrti del z ugotovitvami, slabostmi, tveganji in priporočili; ter na zadnji peti del z načrtom ukrepanja. Iz poročila je razvidno, da je v omenjenem javnem zavodu marsikaj narobe.

Podan predlog cen programov v vrtcu ne zagotavlja možnosti vpogleda oz. pregleda nad upoštevanjem stroškov tako, da bi se lahko ocenilo njihovo upravičenost, vključitve v predlog ter ugotavljanje primernosti načrtovane višine posameznega stroška, kar Občini kot večinski sofinancerki stroškov ne omogoča učinkovite kontrole nad posameznimi elementi cene. V procesu zaposlovanja javnih uslužbencev je bil zaradi ugotovljenih številnih nepravilnostih sprejet predlog, da mora zavod za izvajanje teh procesov zagotoviti dodatno strokovno pomoč, pri tem pa poskrbeti za uskladitev akta o sistemizaciji delovnih mest skladno z zakonodajo.

Pri tem so bile ugotovljene naslednje nepravilnosti: Nepravilnosti v sami sistemizaciji so vplivale na številne nepravilnosti v besedilih javnih objav delovnih mest. Pri vseh teh razpisih, vključenih v vzorec, zlasti pa glede ključnih sestavin razpisa, to je glede pomanjkljivih zapisov o pogojih za zasedbo delovnih mest in odsotnosti opredelitve načina njihovega dokazovanja. Za obravnavo prijav se ni imenovalo strokovne komisije, pač pa je pregled vlog vedno izvajal isti organ, ki je določen za končno odločanje o zaposlitvi uslužbenca. Tukaj velja omeniti še odsotnost kontrol, ki bi omogočale nadzor nad delom.

Besedila javnega razpisa za ravnatelja v različnih medijih oz. na različnih mestih niso bila usklajena, pri vseh razpisih pa so v vzorcu bile ugotovljene takšne nepravilnosti v zvezi s pregledom prijetih prijav na razpis, da bi le-te vplivale na njegovo razveljavitev oz. odločitev o neizbiri slehernega kandidata, saj izpolnjevanje vseh pogojev za zasedbo delovnega mesta zaradi napak v razpisu ali pomanjkljivosti vlog sploh ni bilo mogoče preveriti. Zaradi predhodno omenjenih razlogov tudi sprejete odločitve o neizbiri in izbiri kandidatov niso bile pravilne. Postopek je takrat bil ustavljen, kar pa ne bi smel biti, kandidati pa niso bili deležni enakovredne obravnave. V enem razpisu so bila torej navedena kot potrebna ena dokazila, v drugem druga, … Pri razpisu ni merilnih kriterijev, v kolikor je prijavljenih več kandidatov, dobili pa smo tudi informacijo, da so denimo pri izbiri vzgojiteljev in pomočnikih vzgojiteljev neizbrani kandidati morali brati pravljico, med tem, ko izbrani kandidat tega ni rabil.

Poudarila bi, da je v zavodu bil izveden tudi inšpekcijski nadzor inšpektorata za šolstvo in inšpektorata za delo, ki pa, zanimivo, ne vem po kakšni logiki glede na to, da naj bi razpolagali z enako dokumentacijo kot mi, niso ugotovili nikakršnih nepravilnosti. Na tem mestu bi poudarila, da notranja revizija mora temeljiti na neodvisnosti in na nepristranskosti. Mi smo pregledali vso relavantno dokumentacijo in kaj so pregledali inšpektorji, mi tega ne vemo, prav tako pa ne vemo, na kakšni podlagi so odločali. Bomo pa naše ugotovitve podali naprej.

Edita Horvat

Pri tem pa bi dodala še lastne pripombe glede opažanj, ki smo jih zaznali. Prejeli smo informacijo, da se odločitve sveta zavoda dajejo ‘post festum’, torej, ko so že izvedene oz. ko je zadeva že realizirana. Tukaj naj izpostavim prijavo v.d. ravnateljice na šolo za ravnatelja, ki pa je v šolo že bila vpisana in je svet zavoda o tem obvestila ‘post festum’ ter dala predlog sklepa na glasovanje, hkrati pa dala na glasovanje sklep, da se to izvede v interesu delodajalca, kar pomeni, da zavod to tudi plača. To vse je bilo podano na svet zavoda na glasovanje, ko je zadeva že bila izvedena. 3.5.2023 je gospa Galova dejala, da ima namen prijaviti se na razpis za ravnatelja in pri tem se poraja nek dvom, torej, da se z razpisom zavlačuje, ker je eden izmed pogojev -sicer odložilni, opravljena šola za ravnatelja.

V soglasje Občini se s strani zavoda dajejo nepopolni dokumenti in sicer je bila podana vloga za soglasje k letnemu delovnemu načrtu. Ta je bila nepopolna v delu, ki se nanaša vključitev staršev v svet zavoda in sicer, kateri starši bodo sedeli v svetu staršev zavoda glede na razporeditev otrok po oddelkih. Ta razporeditev je pomembna, saj je osnova za izvolitev staršev v svet staršev posledično pa tudi za predstavnike sveta staršev, svet zavoda. Poudarila bi tudi, da sem želela imeti kontakt osebe, ki zavodu pravno svetuje, da bi se v zvezi z ugotovljenimi nepravilnostmi in pa za odpravo le-teh nekako uskladili, a podatka o tej osebi nisem dobila, češ, da se tega podatka ne sme dati.

Občina je med drugim prosila kontaktne podatke članov sveta zavoda, ki so predhodno morali podati soglasje h kandidaturi in tudi podati nek kontaktni podatek v povezavi z delom v svetu zavoda, ki ga bo svet zavoda lahko uporabil, a smo prejeli dopis informacijske pooblaščenke, v katerem je bilo navedeno, da je občina zahtevala osebne podatke, kar pa seveda ne bo držalo. Občina je zahtevala kontaktne podatke, ki pa so jih člani sveta zavoda tako ali tako že morali posredovati zavodu, za potrebe obveščanja. Dobre prakse so recimo objava imen in priimkov članov sveta zavoda in tudi objava zapisnikov sej. Na tem mestu naj poudarim, da gre za javni in ne za tajni zavod ter za javni in ne tajni sektor. Ni mi pač jasno, zakaj ne bi mogla Občina kot ustanoviteljica in nenazadnje tudi sofinancerka tega javnega zavoda, pozvat določenih članov ali vseh članov sveta zavoda na kakšen sestanek.

Zasledili smo tudi obvestila o izbiri neizbranim kandidatom, v katerem je pisalo, da je kandidat sicer izpolnjeval vse pogoje za zasedbo delovnega mesta, a ni bil izbran, ker je bil izbran kandidat, ki sicer ni izpolnjeval vseh pogojev za zasedbo delovnega mesta, strokovno najbolj usposobljen. Tukaj je potrebno povedati, da je na podlagi Zakona o delovnih razmerjih to velika kršitev, za katero je predvidena globa. To je po omenjenem zakonu možno samo v primeru, če nihče od kandidiranih ne bi izpolnjeval pogojev in da bi zaradi tega bilo moteno delovanje proračunskega porabnika, pa še to največ za eno leto. Tukaj je šlo za grobo kršitev.

Težava je tudi, da se gradiva za sejo sveta zavoda dobivajo na sam dan seje ali en dan pred sejo. Gradiva morajo biti predložena v roku, kot to predvideva poslovnik. Na eni seji, ki je bila tudi prekinjena, je navzoče na seji presenetil novinar, kot predstavnik medijev in je bil odstranjen. Seje občinskega sveta so javne in enako bi moralo biti tudi na sejah sveta zavoda. Svet zavoda lahko zapre sejo za javnost zgolj v primeru, ko se obravnavajo občutljivi ali osebni podatki, kar pa se tiče delovanja zavoda, porabe denarja, finančnega načrta, … Tukaj je javnost lahko prisotna. Delo vrtca je javno in ne vem zakaj bi se javnost tukaj izključevala. Zanimivo je tudi, da je predsednik sveta zavoda zaposlen v tem zavodu.”

V roku 90 dni revizor ni prejel odzivnega poročila s strani javnega zavoda Vrtca Lendava.

Kako so na to odgovorili iz javnega zavoda Vrtec Lendava?

“V Vrtcu Lendava – Lendvai Óvoda smo v letu 2023 imeli opravljenih več inšpekcijskih postopkov in nadzorov. Občina Lendava je naročila izredni notranji nadzor, katerega predmet pregleda so bila področja: podlage za ureditev oz. uvajanje posameznih področij delovanja in poslovanja javnega zavoda, veljavne v letu 2022 oz. v letu 2023 in pravilnost izvedbe zadnjih postopkov izbire oz. neizbire kandidatov za prosto delovno mesto glede na plačno skupino delovnega mesta (plačna skupina B, plačna skupina D in plačna skupina J).

Revizija je pregledala nekatere interne akte zavoda in sledljivost. Za nekatere so predlagane spremembe, katerih smo se v vrtcu tudi že lotili pred samim nadzorom. Predlagala je tudi izboljšanje sledljivosti. Predloge smo upoštevali. Pregledala je tudi postopek imenovanja ravnatelja. 53a. člen Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (Uradni list RS, št. 16/07 – uradno prečiščeno besedilo, 118/06 – ZUOPP-A, 36/08, 58/09, 64/09 – popr., 65/09 – popr., 20/11, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 2/15 – odl. US, 47/15, 46/16, 49/16 – popr., 25/17 – ZVaj, 123/21, 172/21, 207/21, 105/22 – ZZNŠPP, 141/22, 158/22 – ZDoh-2AA, 71/23; v nadaljevanju: ZOFVI) določa postopek za imenovanje ravnatelja, ki je v izključni pristojnosti sveta zavoda; nadzor nad samim postopkom pa izvaja Ministrstvo za vzgojo in izobraževanje in Inšpektorat RS za delo ter Inšpektorat RS za šolstvo. Občina ustanoviteljica v postopku imenovanja ravnatelja lahko poda izključno le mnenje za kandidate, ki izpolnjujejo pogoje, drugih pristojnosti nima. Ob zadnjem razpisu za ravnatelja, ki se je končal z imenovanjem v. d. ravnatelja, sta pregled opravila inšpektorja Inšpektorata RS za delo in Inšpektorata RS za šolstvo. Kot izhaja iz predmetne listinske dokumentacije pristojnih inšpektoratov, in sicer Inšpektorata RS za šolstvo št.: 0613-44/2023/1 z dne 6. 3. 2023 in Inšpektorata RS za delo št.: 06106-1555/2023-1 z dne 4. 8. 2023, nepravilnosti niso bile ugotovljene. Je pa inšpektor Inšpektorata RS za šolstvo v postopku imenovanja v. d. ravnatelja izrecno opozoril svet zavoda, da zakonodaja občini ustanoviteljici ne določa nobenih pristojnosti in na dosledno upoštevanje 54. člena Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja.

Revizija je pregledala tudi dve zaposlitvi v plačnih skupinah D in J. Noben od prijavljenih na ti delovni mesti ni izpolnjeval vseh zahtevanih pogojev. Obe zaposleni sta tako sklenili pogodbo o zaposlitvi za določen čas v skladu z zakonom. Kot izhaja iz listinske dokumentacije revizijskega nadzora, št.: 2021-246 7/R z dne 21. 6. 2023, revizija predlaga imenovanje komisije za izbor in zapis postopkov. Zavod zaposluje v skladu z veljavno zakonodajo.”